Teamspirit; het belang van een juiste personeelsbezetting

In elke organisatie is het belangrijk om altijd het juiste aantal medewerkers op het juiste tijdstip te hebben. Het maakt dan niet uit of het hier gaat om een restaurant, een museum, evenementenlocatie of een productiebedrijf. En of het gaat om vaste medewerkers of om vrijwilligers. Dat doet er niet toe. Onder- maar zeker ook overbezetting kan aanzienlijke risico’s met zich meebrengen. Hoe krijg je de juiste personeelsbezetting?

Hoe zorg je er nu voor dat jouw team altijd op volle sterkte is? En hoe voorkom je nu dat je te weinig of juist te veel helpende handen hebt?

Laten we eens beginnen met het verschil tussen onder- en overbezetting.

Te weinig personeel, oftewel onderbezetting

Niets is zo frustrerend als je te weinig handjes hebt om het werk te doen. Vaak komt dit door een verkeerde personeelsplanning, ziekte of verzuim. Te weinig medewerkers kan leiden tot stress en een hoge werkdruk. En dat is niet tof! Medewerkers maken overuren om het extra werk af te krijgen, wat op lange termijn kan leiden tot een burn-out en / of verminderde werkprestaties.

Een ander scenario is dat werk juist blijft liggen, waardoor klanten niet snel geholpen kunnen worden en er onvrede ontstaat.

Risico’s van teveel medewerkers

Aan de andere kant, te veel medewerkers kunnen ook voor problemen zorgen. Dan heb je juist overbezetting. Voor eventjes is dit niet erg, maar op lange termijn kan dit leiden tot onnodige personeelskosten, mensen gaan zich vervelen en hun motivatie daalt.

Het is dus een soort balansspelletje om ervoor te zorgen dat je voldoende personeel hebt om de werkzaamheden te doen, maar ook niet te veel waardoor de kosten kunnen stijgen.

“De bezettingsgraad is het percentage werktijd dat door medewerkers wordt besteed aan taken of projecten.”

Hoe bepaal je de juiste personeelsbezetting, de juiste bezettingsgraad?

Om bovenstaande te voorkomen, is het belangrijk om te zorgen voor de juiste bezetting. Je kunt hiervoor gebruik maken van gegevens uit het verleden. Maak onderscheid tussen piekmomenten en rustige periodes.

• Ken je medewerkers
  • Zorg dat je goed weet wie waar goed in is en speel in op deze sterke punten.
• Praat met elkaar
  • Betrek jouw medewerkers bij de personeelsplanning. Vraag naar de behoeftes en beschikbaarheid.
• Zorg voor flexibiliteit
  • Maak gebruik van deeltijdwerkers, vrijwilligers en flexibele roosters.
  • Houd in je rooster rekening met piket- en of consignatiediensten.
• Houd rekening met speciale gelegenheden
  • Ieder jaar, maar ook iedere organisatie kent zijn of haar drukke periodes. Denk aan de officiële feestdagen, vakantieperiodes, bepaalde seizoenen of lokale evenementen.
• Maak gebruik van de juiste planningssoftware
  • Op deze manier kun je eenvoudig de personeelsbehoefte voorspellen op basis van gegevens, trends en seizoensinvloeden.

De perfecte personeelsplanning

Dat is een illusie, dat kan ik je al vertellen. Belangrijk is om te streven naar de best passende personeelsbezetting. Een goede registratie hiervan is van belang. Het Rooster heeft hiervoor gebruiksvriendelijke betaalbare software.

Zorgen dat er voldoende medewerkers op het juiste moment zijn, is het balansspelletje. Belangrijk is dus dat je niet te weinig of juist te veel personeel hebt. Beide geven gedoe. Met een slimme planning kijkend naar het verleden, open communicatie, een goede planningssoftware en een vleugje plezier, bereik jij de juiste bezettingsgraad.

Dit is niet alleen belangrijk voor hoe goed het werk gaat en of de medewerkers tevreden zijn, maar ook voor jouw bedrijfsprestaties en successen.