Wat gebeurt er met je nieuwe vrijwilligers?

Vrijwilligerswerk begint voor je vrijwilligers op het moment dat ze zich aanmelden. Het is de eerste stap in een kortere of langere carriere bij jouw organisatie. Een soepele afhandeling van nieuwe aanmeldingen zorgt ervoor dat je vrijwilliger bij binnenkomst al tevreden is. Vijf tips om dat voor elkaar te krijgen.

1. Reageer op tijd

Als je bijvoorbeeld via e-mail een nieuwe aanmelding krijgt, reageer dan snel. Niemand verwacht dat je binnen 10 minuten antwoord, maar in deze tijden van moderne communicatie is drie dagen al heel snel `niets horen`. Binnen een dag reageren wordt door de meeste mensen enorm op prijs gesteld.

2. Vraag meteen wat je wil vragen

Als een vrijwilliger zich aanmeld via een formulier (op je website natuurlijk!), zorg dan dat je in het formulier alles vraagt wat je nodig hebt. Alleen relevante zaken: bijvoorbeeld NAW-gegevens, eerdere ervaring of motivatie. Zo kan je direct het gesprek aan.

3. Vertel wat er gaat gebeuren

Vertel je nieuwe vrijwilliger bij het eerste contact hoe het proces verloopt. Bijvoorbeeld dat je een kennismakingsgesprek doet, en dan drie inwerkdiensten. Geef daarbij ook aan op welke momenten je kijkt of je met elkaar verder wil. Bijvoorbeeld na het eerste gesprek, en na de derde inwerkdienst. Je vrijwilliger weet dan meteen wat er verwacht wordt en op welke momenten je samen besluit om verder te gaan.

4. Zorg voor duidelijkheid

Het is niet erg om nee te moeten zeggen, als er geen match is met je organisatie. Het is wel vervelend als er geen match is en je daar geen duidelijkheid over geeft. Heb je bijvoorbeeld genoeg vrijwilligers voor zondag, en te weinig op dinsdag en woensdag, geef dat dan meteen aan. Als je nieuwe vrijwilliger alleen op zondag beschikbaar is, weten jullie allebei dat er nu geen plek is.

5. Zorg voor duidelijkheid (2)

Het kan natuurlijk dat een vrijwilliger niet de vaardigheden heeft die jij zoekt. Vervelend, maar des te belangrijker om meteen te benoemen. Zowel voor de vrijwilliger in kwestie als voor de rest van je team is het fijn om daar duidelijkheid over te hebben.

En, heel belangrijk: vraag wat je vrijwilliger er zelf van vind. Eigenlijk is dit het allerbelangrijkst. Een goede match komt van twee kanten!